May 2000, 中華管理評論
Vol.3, No.2, pp
.
135∼150

大學校務行政電腦化推行概況與問題實證研究:
行政人員電腦知能與態度分析

朱斌妤
中山大學公共事務管理研究所副教授

王昭嵐
中山大學公共事務管理研究所碩士

 

摘要

  校務行政電腦化可節省人力,減少重複作業時間,提高行政效率,並提升學校經營管理素質,然校內行政人員對校務行政電腦化支持與否將影響該工作的推展。本研究透過問卷,調查國內五所已推行校務行政電腦化之公私立大學,分析其行政人員的電腦知能與對行政電腦化的態度,同時訪談五校負責推行行政電腦化的行政主管,了解該工作推行時遭遇困難與解決途徑,期提供其他學校未來發展之參考。

關鍵詞:校務行政、行政電腦化、態度

Abstract

  Electronic/Network Government (ENG), the item promoting integrated automation of public services and implementing inter-organization information networks, is newly developed. National universities in Taiwan can be regarded as public institutions and their management as public administration because of funding sources and the nature of services. This paper discusses an empirical study that combines personal interview with mailed questionnaire to survey university administrators’ attitudes toward the electronic/network systems on campus. The results of this study indicate: (1) Factors like age and education level are related to the attitudes; (2) More training and communication efforts are needed although the electronic/network system does improve the quality and efficiency of the service.

Keyword: school administration, electronic/network university, attitude

 


壹、緒論

  我國雖於民國67年開始推動「行政電腦化」工作(魏俊卿,1994),然直至近來因資訊、通信科技的發展突飛猛進,各國將網路建設及普及視為提高國家競爭力的利器,我國於83年成立國家資訊通信基本建設專案小組,全面推動「電子化/網路化政府(Electronic/Network Government)」等各項應用,因行政電腦化可簡化作業程序、減少承辦業務的時間,提高行政處理效率,其儲存資料方便,有利於資料之分析比較,並檢討得失評估效益,有利於行政管理(吳宗立,1997),更為政府政策大力推行。

  大學是我國學制之造極,其行政人員素質與相關硬體設備水準,優於許多政府其他單位。校園行政電腦化的進行由事務而業務,由增進行政效率而提升對教職員生的服務,不僅是大學本身「企業內網路(intranet)」 的建立,從服務的對象與方式來看,更是所謂「電子化/網路化政府」具體而微的模擬。在校園行政電腦化過程中,除了現代資訊技術的應用外,還必須要進一步配合組織的調整、行政流程的改造、人員訓練、觀念革新等,而大學院校實施行政電腦化的現況,應可視為國家發展資訊科技與教育改革的重大指標(汪明芳,1997)。

  大學院校校務行政電腦化的工作是否成效顯著,有哪些經驗值得借鏡,其中因行政人員的電腦知能與對行政電腦化的態度,將直接影響電腦化業務的推展與成效,而為本研究之重點。研究目的包括:

  1. 了解大學行政人員所具備的電腦與網路知能,以及對行政電腦化所抱持的態度;
  2. 了解大學實施行政電腦化所遭遇的困難與解決方法。

貳、文獻探討

一、校務行政電腦化的涵義

  學校行政指學校依據教育原則,運用有效和科學的方法,對於學校內人、事、財、物等業務,作最妥善而適當的處理,使教育效率增加,浪費減少(修慧蘭、高源令,民77;吳清山,民80)。學校校務行政電腦化〔另有學者稱為電腦輔助行政系統(Computer Assisted School Administration, CASA)〕,指應用現代科學管理知識與技術,透過各種自動化的機器設備,迅速有效的處理和運用學校行政各類資訊,以增進工作效率及品質的一種運作體系(涂百鈞,1989;賴源聰,1991;饒達欽、黃瑞祥,1997)。

  因學校行政與科技之整合可使學校行政更為迅速、確實、更有效率(蔡松齡,1990),同時校務行政電腦化可以提供一電腦化的環境,使學校教師、學生及行政人員都有接觸電腦、使用電腦的機會,從而落實資訊教育(教育部電算中心,1988)。學校行政電腦化是邁向現代化學校管理的必然趨勢(謝進興,1990)。有鑑於於校務行政管理電腦化能提升學校行政業務之管理及效率,教育部於73年即製定校務行政資訊系統,協助各大專院校建立標準的校務行政電腦化制度。

  早期的電腦化多是在個人電腦上操作現有的套裝軟體,用以取代計算抄寫的繁複工作(周聖娟,1990)。當時大體上適合以電腦來處理的工作大多是必須快速處理的作業、經常反覆或週期性整理的工作、變數繁多的統計工作、需精密度高的作業與資料量大的工作(歐茵瑛,1984)。例如學校的教師薪津、學生成績、全校人事資料、各類按時陳報之統計表報、會計帳冊等皆可列入電腦化的考慮之中。然而近年來電腦化的目標不僅為資料處理,同時也逐漸朝向要做到資訊管理的目標而演進。如學生成績分佈,財產管理控制與預算執行情形等資料的分析與提供,以利輔導人員或行政人員查閱及利用(萬金生,1988)。此外諸如整合規劃網路系統,使得資料在各處室甚而校際之間可以互通,資源可以共享,也應該是電腦化的新取向;理想的狀況是:當一個學生轉學或升學,其資料便可傳輸到新學校,便可省去建檔的麻煩了(周聖娟,1990)。

  整體而言,校務系統內容應包含(葉炳倉,1998):

  1. 教務系統:註冊、課務、成績
  2. 學務系統:學籍、操行、獎學金、兵役、健康、社團、生活輔導、體育
  3. 總務系統:採購、出納、財產、安全
  4. 會計系統:預算、總帳
  5. 圖書系統:採購、流通、編目、期刊
  6. 行政效率管制系統:公文、專案管理、標準作業流程

二、影響校務行政電腦化的相關因素

  國內外研究(周聖娟,1990;涂百鈞,1989;惠志堅,1997;溫嘉榮,1990;葉炳倉,1992;謝秀美,1998;饒達欽、黃瑞祥,1997;Blackmore, 1997;Fishenden, 1997;Holtz, 1997;Sergiovanni & Carver, 1991;Wachter & Gupta, 1997)均指出校務行政電腦化的正面功效與選擇系統應考量的要件,國內文獻(王世成,1986;王天灣,1988;尹攻君,1990;朱麗麗,1992;林幸台,1987;林東清,1997;吳美惠,1992;吳宜真,1998;莊雅茹,1992;蔡松齡,1992;溫嘉榮,1990;謝進興,1990)指出國內在推行行政自動化(電腦化)時,除了技術性因素的考量外,高階主管對資訊科技態度、行政人員(使用者)電腦知能與對電腦的態度,以及技術人員與使用者的衝突(林東清等,1994),都將影響人員的學習與電腦化工作的推動。

(一)、電腦態度與知能

  電腦態度包含認知(cognition)、情緒(affection)和行為(behavior)三方面,在認知上指個人對使用電腦的看法和觀點;在情緒上指個人對電腦的感覺;在行為意義上強調個人是否願意去使用電腦(朱麗麗、陳明月,1992;吳明隆,1997;湯惠誠,1994;Heinssen, 1987; Hignite, l990)。電腦態度是促使資訊系統是否有效成功推行的主要關鍵,且可有效預測使用者之工作滿足感、資訊系統品質與成效提昇及增加電腦系統使用情形(Rainer & Miller, 1996)。最有系統及受最多引用改編的Loyd & Gressard電腦態度量表(computer attitudes scales, CAS),包括焦慮量表、信心量表、喜歡量表與有用性(Loyd & Gressard, 1990)。表1整理國內對人員的電腦態度的相關研究做過分析研究。

  電腦知能在本研究則指行政人員對於電腦軟硬體、網路、安全防毒等相關知識。文獻相關結果發現性別、電腦使用經驗、教育程度、年齡、職務、服務年資等變項,將會影響電腦態度與知能。

 

表1:人員電腦態度相關研究分析一覽表

研究者

年份

林幸台

1987

中學輔導人員對電腦的態度及其相關因素之研究

以性別、年齡、教育程度、接受電腦訓練經驗作為中學輔導人員對電腦態度基本變項。

王天灣

1988

微電腦資訊系統使用者的認知能力、參與程度、態度與資訊滿足相關研究

以性別、年齡、教育背景、職位等變項來研究系統使用者的態度。

郭啟瑞黃惠雀

1989

國小學生電腦態度及其相關因素之調查研究

區分電腦態度為「喜愛」、「焦慮」、「信心」、「自我實現」及「幫助」五項

張國保

1992

大學總務行政電腦化之研究

電腦態度分為「對電腦化工作推展的一般概念」及「對生理、心理健康的一般影響」兩大類及「有用性」、「支持性」、「自信心」、「恐懼感」、「人際關係」與「影響(生理)健康」。

林清海

1994

高雄市國民小學教師對電腦輔助教學態度之調查研究

電腦輔助教學態度區分為「有用性知覺」、「自信」、「喜歡」、「焦慮」等四項。

蔡志煌宜翠映

1995

台南師院學生電腦態度之研究

電腦態度指「電腦在課業上之應用」(含電腦應用、成就及對上電腦課之心情)、「喜好」(含對電腦是否喜歡使用與學習)及「一般觀念」(含對電腦之了解及應用狀況)三項。

陳志強

1995

國民小學行政電腦化態度量表

電腦態度指「有用與需求性」、「自信與喜歡」、「焦慮感」、「抗拒變革」及「上級支持性」。

黃素貞

1995

南部地區專科學生電腦態度之研究

電腦態度分為「信心」、「展望」、「興趣」與「重要性」等四項。

(二)、行政電腦化所遭遇到的問題

  綜合文獻結果,校務行政電腦化所面臨的問題包括(涂百鈞,1989;謝進興,1990;賴源聰,1991;張國保,1992):

  1. 經費的問題:教育經費不足,無法投資軟硬體的開發。
  2. 人的問題:包括主管/行政人員的觀念、意願;資訊人力或專業素養不足、流動率高等;
  3. 管理的問題:行政作業制度、人員編制、權責分配、資料安全管理等;
  4. 設備的問題:資訊科技日新月異,汰舊換新及維修問題;
  5. 開發問題:軟體開發與維護及版權問題(自行開發、向廠商購買或由政府整體規劃開發後分配使用):。
  6. 溝通問題:專業人員不熟悉應用部門作業程序、內部單位協調配合度等問題。

參、研究方法

一、研究設計

  本研究整理文獻結果,提出研究架構(參見圖1),除探討校務行政的現狀與了解推行政電腦化之困難,主要針對行政電腦化使用者加以調查。

圖1:大學行政人員校務行政電腦化態度研究之問卷架構圖

二、問卷調查

  參考吳明隆(1997)、張國保(1992)與吳宜真(民87)問卷與訪談內容,同時考量本研究目的與研究架構後設計問卷,問卷並經徵詢專家意見與前測過程後發放。

  考量國內大學形態(國立與私立)、規模與推行校務行政電腦化的程度,本研究選定國內五所大學進行調查,問卷發放前,經研究者打電話向五所學校人事室詢問確實的行政人員人數(不含老師、研究助理)共計2741人。考量處室、實際使用電腦人數(不是每位行政人員均有電腦)與回收率,研究者至各校實地發放與回收問卷,共發出442份問卷,回收332份,經淘汰填寫不全之問卷31份,有效問卷301份,有效回收率為68.1%。問卷信度值為0.8154。

  本研究發送問卷回收情形如表2,五所學校各處室問卷回收如表3。其中A校為中型國立大學,校務行政電腦化程度差、B校為大型國立大學,校務行政電腦化程度中等、C校為大型國立大學,校務行政電腦化程度次佳、D校為中型私立大學,校務行政電腦化程度次差、E校為中型私立大學,校務行政電腦化程度最佳。

表2:本研究發送問卷回收情形一覽表

A 校

B 校

C 校

D 校

E 校

行政人員總數

149

869

1371

184

168

2741

82

128

103

69

60

442

71

106

78

47

30

332

61

99

67

44

30

301

有效回收率

74.4%

71.7%

59.3%

55.7%

50.0%

68.1%

表3:五所學校各處室問卷回收表

教務處

學務處

總務處

會計室

人事室

秘書室

其他

A

3

13

27

3

6

5

4

61

B

25

11

19

28

8

7

1

99

C

21

13

18

4

7

4

0

67

D

16

8

4

5

6

2

3

44

E

1

0

0

2

3

1

23

30

66

45

68

42

30

19

31

301

  問卷調查結果分析完成後,本研究並針對各校負責校務行政電腦化的主管進行訪談,內容包括各主管對調查結果的看法,並記錄主管推行經驗與解決相關困難的建議。

三、資料分析

  本研究依據回收之有效問卷,編碼並利用SPSS 7.0等套裝軟體進行資料分析。本研究進行的統計分析方法計有:信度分析、次數分配、T檢定、單因子變異數分析。


肆、重要結果與建議

一、行政人員對校務行政電腦化的態度

  本研究結果發現:(1)男性行政人員比女性行政人員在行政電腦化上,態度上具較積極;(2)主管與非主管行政人員在行政電腦化的知能與態度上,並無顯著性差異;(3)私立大學行政人員在電腦知能上的能力優於國立大學行政人員;(4)越年輕的行政人員,電腦知能越強,且越能接受行政電腦化的趨勢;(5)教育程度越高者,接受行政電腦化的程度也越高;(6)服務年資越淺的行政人員在電腦知能的能力與接受行政電腦化的程度均較高;(7)使用頻率越高的行政人員,在電腦知能的能力與接受行政電腦化的程度均較高(參見表4、表5)。

表4:不同年齡之行政人員在電腦知能Scheffe’ 事後多重比較表

平均數

組別

30歲以下

31-40 歲

41-50 歲

51歲以上

3.46

30歲以下

 

 

 

 

3.19

31-40 歲

*

 

 

 

3.13

41-50 歲

*

 

 

 

3.01

51歲以上

*

 

 

 

 

表5:不同教育程度之行政人員在行政電腦化態度 Scheffe’ 事後多重比較表

平均數

組別

研究所以上

大學

專科

高中(職)

4.38

研究所以上

 

 

 

 

3.95

大學

*

 

 

 

3.9

專科

*

 

 

 

3.73

高中(職)

*

 

 

 

二、各校行政電腦化概況(複選題)

  在大學行政電腦化現況調查方面,各單位的軟體系統多由本校電算中心自行開發、廠商或代理商等;常遭遇的問題有目前使用功能有限無法滿足需求、資料若遭竄改無法確知責任歸屬、電腦資料保密安全性不足、經費不足等;各單位在電腦硬體系統上,常遭遇的問題有維護工作不理想、設備常故障、硬體設備不足等;各單位電腦故障時的主要維修方式有請原代理商或廠商派員負責維修、請電算中心派員維修、自行維修等(參見表6-8)。

表6:各校行政管理系統來源

系統來源

合計

百分比

A (%)

B (%)

C (%)

D (%)

E (%)

本校電算中心提供

36

59.0

42

42.4

59

88.1

31

70.5

21

70.0

189

62.8

廠商或代理商供應

21

34.4

33

33.3

7

10.4

9

20.5

2

6.7

72

23.9

購買套裝軟體

16

26.2

27

27.3

7

10.4

18

40.9

4

13.3

72

23.9

自行開發

12

19.7

27

27.3

7

10.4

6

13.6

11

36.7

63

20.9

委託軟體公司設計

6

9.8

6

6.1

4

6.0

12

27.3

1

3.3

29

9.6

教育部提供

5

8.2

8

8.1

2

3.0

5

11.4

0

0.0

20

6.6

其他

3

4.9

4

4.0

1

1.5

1

2.3

1

3.3

10

3.3

表7:單位電腦軟體系統遇到問題之統計表

合計

百分比

A (%)

B (%)

C (%)

D (%)

E (%)

目前使用功能有限.無法滿足需求

34

55.7

56

56.6

38

56.7

23

52.3

19

63.3

170

56.5

資料若被竄改.無法確知責任歸屬

17

27.9

40

40.4

20

29.9

10

22.7

8

26.7

95

31.6

電腦資料保密安全性不足

15

24.6

26

26.3

17

25.4

6

13.6

15

50.0

79

26.2

經費不足

21

34.4

14

14.1

12

17.9

16

36.4

10

33.3

73

24.3

操作不便

10

16.4

6

6.1

12

17.9

5

11.4

3

10.0

36

12.0

其他

4

6.6

8

8.1

10

14.9

5

11.4

3

10.0

30

10.0

表8:單位電腦硬體系統遇到問題之統計表

合計

百分比

A (%)

B (%)

C (%)

D (%)

E (%)

維護工作不理想

38

62.3

58

58.6

23

34.3

24

54.5

13

43.3

156

51.8

設備常故障

19

31.1

28

28.3

25

37.3

6

13.6

8

26.7

86

28.6

硬體設備不足

12

19.7

19

19.2

23

34.3

11

25.0

13

43.3

78

25.9

經費不足

23

37.7

10

10.1

19

28.4

5

11.4

11

36.7

68

22.6

設備老舊有多問題

13

21.3

11

11.1

14

20.9

9

20.5

4

13.3

51

16.9

各單位設備廠牌不同.連線困難

9

14.8

13

13.1

8

11.9

4

9.1

2

6.7

36

12.0

設備申請手續複雜.曠日費時

4

6.6

13

13.1

11

16.4

2

4.5

4

13.3

34

11.3

其他

2

3.3

8

8.1

7

10.4

3

6.8

5

16.7

25

8.3

三、行政電腦化影響

  實施行政電腦化後,57.5%人員認為業務量反而增加(參見表9),主要是花費較多的時間在資料的鍵打、輸入,這項訊息反映出學校行政流程或尚未全面電腦化,相當作業需要有書面資料後再行電腦輸入;31.2%的行政人員認為平均業務處理時間增加;96.3%行政人員認為業務品質水準提高;業務品質與工作單位與服務年資、性別、年齡做交叉分析,經卡方檢定發現其中並無顯著關係,然而勾選品質降低者,多在學務處、總務處、教務處,而會計室、人事室、秘書室則全部認為業務品質增加(參見表10);97.7%行政人員認為需要接受電腦教育訓練;行政人員認為接受電腦教育訓練的最佳主要途徑為電算中心人員教授、自我進修、由校方補助進修等。整體而言,行政人員認為「行政電腦化」未來所需要加強之處主要有增加使用者的教育訓練、系統開發者與使用單位之間的溝通、加強系統軟體開發、增加使用者諮詢服務、加強推行行政電腦化觀念、資料存放安全與隱密性等。

表9:行政電腦化後,業務量增加原因統計表:

合計

百分比

A (%)

B (%)

C (%)

D (%)

E (%)

資料.輸入

22

36.1

39

39.4

25

37.3

14

31.8

6

20.0

106

35.2

學習練習電腦

12

19.7

31

31.3

14

20.9

15

34.1

9

30.0

81

26.9

新工作項目

13

21.3

25

25.3

15

22.4

6

13.6

7

23.3

66

21.9

資料處理增加

12

19.7

20

20.2

15

22.4

5

11.4

8

26.7

60

19.9

維護工作

11

18.0

17

17.2

9

13.4

10

22.7

9

30.0

56

18.6

系統功能不足

8

13.1

16

16.2

17

25.4

9

20.5

5

16.7

55

18.3

電腦與人工作業並存困擾

10

16.4

17

17.2

13

19.4

9

20.5

3

10.0

52

17.3

資料安全保密

9

14.8

11

11.1

7

10.4

9

20.5

7

23.3

43

14.3

需要教導其他同事使用電腦

4

6.6

4

4.0

12

17.9

4

9.1

5

16.7

29

9.6

使用不方便

7

11.5

4

4.0

13

19.4

2

4.5

2

6.7

28

9.3

硬體設備不足

4

6.6

7

7.1

10

14.9

2

4.5

4

13.3

27

9.0

 

表10:工作單位與服務年資、性別、年齡在業務品質增加、減少選項分析表

 

工作單位

教務處

學務處

總務處

會計室

人事室

秘書室

其他

總人數

總人數

66

45

68

42

30

19

31

301

選項

5年內

14

1

13

1

14

0

11

0

8

0

4

0

18

0

82

2

5-10

22

1

10

0

20

2

12

0

10

0

4

0

10

1

88

4

11-15

9

1

9

1

13

0

7

0

7

0

4

0

0

0

49

2

16-20

5

0

7

1

13

2

5

0

3

0

4

0

1

0

38

3

21以上

13

0

3

0

4

0

7

0

2

0

3

0

1

0

33

0

11

0

26

3

31

2

5

0

6

0

7

0

10

0

96

5

52

3

16

0

33

2

37

0

24

0

12

0

20

1

194

6

30以下

10

1

4

1

6

0

13

0

9

0

3

0

18

1

63

3

31-40

31

1

18

1

30

2

13

0

14

0

5

0

9

0

120

4

41-50

17

1

19

1

22

1

13

0

6

0

9

0

2

0

88

3

51以上

5

0

1

0

6

1

3

0

1

0

2

0

1

0

19

1

業務品質增減總人數

63

3

42

3

64

4

42

0

30

0

19

0

30

1

290

11

四、訪談資料歸納

  各個院校之組織文化不同,其校園辦公室自動化的建置方式、困難與效益亦不盡相同,但由個案中可發現,資料的安全性與隱密性、舊有系統移植與資料移轉以及開發人力不足,佔系統開發困難的最大比重(參見表11)。在電子公文系統方面,各校的技術也多尚未達到成熟階段,除E校能做到電子公文收發外,其餘各校均只能做到稽核,最主要的原因是在於電子簽章認證的問題,目前政府已經開始第二階段實施電子公文傳送收發,電子簽章認證的技術已克服、法規也已經頒佈。因此,各大學院校更可以利用此一利器,來提升行政效率。至於政府「便民服務電子單一窗口」中「一處交件,全程服務」的構想,更可以在學校中來實施,果真如此,學生以後申請各項表單,就可以不必親自到行政大樓,只要透過網路以電子表單方式進行申請作業,更甚而輸入銀行帳號即可付費,如此除提升效率外,將可使行政作業邁入無紙化時代。

表11:系統開發困難

合計

A

B

C

D

E

開發人力不足

5

資料的安全性

 

4

舊有系統移植與資料轉移

 

4

開發預算不足

 

 

3

資訊科技進步太快

 

 

3

專業人員不足,管理、維護不易

 

 

 

2

使用者因習慣的改變而排斥

 

 

 

2

開發經驗不足

 

 

 

2

開發工具不足

 

 

 

 

1

高階主管認知有異

 

 

 

 

1

人員的流動性

 

 

 

 

1

 

  校園行政電腦化在未來的發展,應跟隨資訊社會的潮流,結合電信、資訊與傳播,突破傳統行政作業的瓶頸,各校除增進行政效率外,進而提升對教職員生的服務,開創以消費者(教職員生)需求為導向的創新性服務措施(參見表12)。

表12:校園辦公室自動化在學校的主要應用

合計

A

B

C

D

E

一般應用

公告事項

 

4

學校與教職員生間之雙向溝通應用

 

 

3

會議記錄查詢

 

 

 

2

教師

教師課程線上維護

5

提供教學資源

 

4

教師文章作品展示

 

 

 

2

教師資料查詢

 

 

 

2

教學意見調查

 

 

 

 

1

學生

學生成績查詢

5

學生課程查詢

5

學生線上選課

 

4

學生文章作品展示

 

 

 

2

同學間之雙向溝通

 

 

 

 

1

學生資料查詢

 

 

 

 

1

行政業務

公文收發查詢

5

行政業務查詢

3

請假

 

 

 

2

請假查詢

 

 

 

 

1

公文收發

1

 


伍、結論與建議

  由本次調查結果顯示,各校行政業務多已電腦化,但由於科技進步之快速,使得各校早期發展的軟體系統,有些不是不勝負荷就是因行政作業方式改變而使用不便,再者,因應現今網際網路的趨勢,在階段性的發展之下,各校均已邁入另一全新的階段時期。

  經訪談五校電算中心相關人員發現,在尋求轉型的過程中,越早實施行政電腦化的學校,所遇到來自行政人員的阻力也越大。首先是各資料庫之間資料的轉移,因為早期所發展的系統多是單位各自為政,沒有經過整合,因此現在要重新開發新的軟體系統,在各資料間的轉檔、整合,就相當的費時繁雜。同時,目前校園行政系統軟體,通常採自行開發或外包兩種方式,系統採用自行開發的學校,因為資訊人員除了要開發新系統外,仍需要維護舊系統之緣故,在電算中心的人力上,就有人員不足的問題發生,但以長遠的眼光來看,自行開發是可以降低日後的維護成本、學校本身擁有技術、提高學校知名度等的優點,進而電算資中心的定位可由成本中心轉而兼具利潤中心(例如國內元智大學的經驗)。此外,本研究調查,發現學校對於行政人員在電腦方面的教育訓練普遍不足,有九成多的行政人員認為因應行政電腦化需要接受電腦教育訓練,但卻有近四成的行政人員未受過任何教育訓練,導致行政人員認為對電腦知能的不足,而擔心無法適應,這都是阻礙電腦化的重要原因。

  依據本研究調查結果,提出以下建議:

一、對學校教育行政機構的建議

  1. 加強教育訓練:行政人員電腦知能不足是阻礙行政電腦化推行的最主要原因,因此,學校應安排行政人員接受電腦教育訓練,去除其心裡障礙,幫助其建立自信心,這樣不僅能提升行政人員的電腦知能,對電腦化的推行上能化阻力為助力。
  2. 充實電腦相關經費:工欲善其事必先利其器,擴充硬體設備、維修或升級、軟體的開發、人力投資的費用、教育訓練等等,在在都需要經費支援,因此,富裕電腦經費是必須要注意的問題,可由教育局補助、寬列預算或專款專用來規劃經費,使服務能更為穩定可靠。
  3. 改善行政流程:由於各校行政業務尚未完全電腦化,在未達成熟階段,常有電腦與人工作業並存之現象,因此,能以電腦操作之業務應完全電腦化,又如何使人工與電腦作業不相抵觸,而達到最高效率,也是該注意之處。目前各校也都致力於電子公文的發展,電子公文的興起,對傳統公文的作業流程方式,造成極大的變化,因此改善行政流程,以符合實際需要,將能節省人力、時間、空間,並大大提升行政的效率。
  4. 提升資訊單位的地位:提升資訊單位的權限,使其在負責統籌時,有較高的權責來對各單位做整合規劃,並加強資訊單位與業務單位之間的溝通,才能設計出一個功能切合實際的系統軟體。
  5. 提升人員素質:學校行政人員都必須具備相當的資訊應用能力與素養,所以學校除了安排教育訓練外,應更積極的對行政人員訂定應有的電腦知能標準,配合教育訓練制定行政人員之資訊能力檢定制度,並將檢定成績列入人事考績中,同時與考績與、升遷做結合,如此將能加速提升行政人員在電腦方面的智能,亦可加速行政電腦化的普及。
  6. 培育種子人員:在各單位培育電腦種子人員,提升種子人員之電腦技能,負責業務單位與資訊單位的溝通協調,還能負責各單位電腦之簡易維修,如此將可解決行政單位最困擾的電腦維護問題,進而提升行政效率。
  7. 發展整合資訊系統:近年來電子和數位技術的發展,促使電信、資訊、傳播這三個領域日漸合流,資訊網路電信化、傳播網路雙向化、電信網路多媒體化,導致新「通訊(infocomm)」服務業的誕生,勢將成為未來資訊社會中的主流。因此,未來之校園資訊基礎建設,也應朝向建立一整合電信、資訊、與傳播之實體網路。此外,電子圖書館、遠距教學、單一窗口(一次辦妥、一地辦妥)、IC卡,也是校園資訊基礎建設中的重要課題。

二、對行政人員的建議

  提供使用者的觀點:行政人員是推行行政電腦化能否成功最重要的關鍵者,因此行政人員應該將自己的意見多表達出來,以本身的實務經驗提供以使用者觀點的意見,和資訊單位多溝通,如此才能使資訊單位設計出來的軟體系統切合實用。

  1. 提供使用者的觀點:行政人員是推行行政電腦化能否成功重要的關鍵者,因此行政人員應該將自己的意見多表達出來,以本身的實務經驗提供以使用者觀點的意見,和資訊單位多溝通,如此才能使資訊單位設計出來的軟體系統切合實用
  2. 充實技能:行政人員的電腦智能普遍不夠專精,在本研究中,發現年資越深、年紀越大的行政人員,電腦知能越差,所以在行政電腦化已成趨勢後,行政人員應該積極參加學校安排的電腦教育訓練,來提升本身的電腦技能。唯有如此,方能適應時代的變革,而更勝任未來的工作。

本研究研究上的限制與後續研究方向包括:

  1. 有關態度的測量上,採問卷調查的方式,受測者在填答時,難免會受到當時的情緒、環境、認知等因素影響而造成誤差,因此本研究結果的解釋及應用,應將上述限制因素考慮在內,以求審慎周延。
  2. 推行校務行政電腦化的單位,尚有其他公私立大學、專科、中學及小學等,由於時間及人力的關係,僅以此5所學校作為研究範圍,後續研究宜針對不同規模、形式、地區等各級學校做大樣本的調查。
  3. 由於科技進步日新月異,有關行政電腦化在環境、軟體、硬體的調查上,受到社會周遭的影響而變化甚速,未來應持續做不同時序長期的調查,以資比較。

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