May 1999, 中華管理評論
Nov.2, No.4, pp.79~93

群組軟體功能分類及其應用
─以Lotus Notes結合Web技術為例

孫思源
高雄第一科技大學資訊管理系講師
E-mail: sunnyy@ccms.nkfu.edu.tw

邱兆民
高雄第一科技大學資訊管理系教授
E-mail: cmchiu@ccms.nkfu.edu.tw

任家慶
飛利浦建元電子公司
資訊系統部經理


  近年來由於產業環境日趨複雜、變遷快速、競爭激烈,快速反應和團隊合作已成為企業成功關鍵因素。為此,企業紛紛引進群組軟體,想要藉以支援組織成員,以創造出最好的團隊合作模式。本文首先針對群組軟體的應用分類予以詳細探討,其次分析Lotus Notes軟體的功能,最後討論飛利浦建元電子公司以Lotus Notes結合Web技術的應用實例。

關鍵字:群組軟體、群體決策支援系統、文件資料庫


一、緒論

  近年來由於產業環境日趨複雜、變遷快速、競爭激烈,快速反應和團隊合作已成為企業成功關鍵因素。組織成員必須要有很好的協調溝通管道、資訊分享、共同合作與決策的方式方能快速機動地對複雜多變的企業經營環境給予最有效的對策,Internet及Intranet網路技術的進步,使這二個關鍵因素更為重要。為此,企業紛紛引進群組軟體(groupware),想要藉以支援組織成員,以創造出最好的團隊合作模式。

  群組軟體一詞,最早出現在1980年代早期,美國哈佛大學管理學院的一位學者Cal Pava 開始使用”群組軟體”的名詞,而紐澤西理工學院的Peter and Trudy Johnson-Lenz約在同時,建立了電子資訊網路(electronic information network, EIES),也使用”群組軟體”名稱(Johansen, 1988;p.11)。群組軟體已被當作新興的資訊科技,提供高層次的協調(coordination)及合作(cooperation)環境,支援組織中的個體員工一起工作。

  Ellis et al.(1991)認為群組軟體為滿足下列二個條件的電腦系統:(1)它提供一個環境介面,並由一組人員來分享, (2)它支援這一組人員來完成共同的工作或者完成一個共同的目標。依据美國資訊管理學會(Society of Information Management, SIM)在1996年對群組軟體的定義如下,”它是網路電腦、硬體及軟體的綜合體,使得組織內員工得以通訊(collaborate),及溝通協調(coordinate)工作流程,它允許企業建立組織間及組織內的學習記憶(memory),對於結構化與非結構化的資訊資源,能使組織成員跨越時間及地域來分享(share)知識及專門技術”(Vandenbosch and Ginzoerg, 1997)。由以上SIM的定義可知,群組軟體的主要訴求可分為四大類(1)通訊(2)合作(3)溝通協調及(4)資訊分享。

  本文首先針對群組軟體的應用分類予以詳細探討,其次分析Lotus Notes軟體的功能,最後討論飛利浦建元電子公司以Lotus Notes結合Web技術的應用實例。


二、群組軟體功能分類

  Khoshafian and Buckiewicz(1995)把群組軟體功能分成三大類,概述如下:

  1. 文件及表格為基礎的群組軟體(document & form-based groupwase):這類應用以E-mal,工作流程(workflow),及文件管理為主。
  2. 大量交易為基礎的資訊管理群組軟體(transaction-based high-volumn information management groupware):當組織中成員的合作及通訊運用大量的資料存取、交易處理,這時群組軟體的應用則建立在資料庫管理系統(DBMS),資訊的存取(information retrieval),及文件的影像系統(document imaging systems)。
  3. 組織通訊的群組軟體(organizational communications groupware):這種分類應用主要著重在加強組織的通訊及合作,包括:群組行事曆(group calendar)、視訊會議(video conferencing)、電子會議(electronic meeting)、組織記憶(organization memory)、群體創作(group authoring)等,E-mail及工作流程亦可包含在這一類的應用。

  Holsapple and Whinston (1996; p.570),則參考Ellis et al.(1991)的分類,將群組軟體的應用歸類成六個等級(six classes of groupware),依次為:訊息系統(message systems)、會議系統(conferencing systems)、合作創作系統(Collaborative authoring systems)、群體決策支援系統(group decision support systems)、溝通協調系統(coordination systems),以及智慧型代理人系統(Intelligent agent systems),略述如下:

  1. 訊息系統:這類的群組軟體允許組織間成員彼此交換訊息,如:e-mail、電子佈告欄等。這類系統訊息的傳輸均是以非同步方式進行。
  2. 會議系統:當人們受限於旅行的預算控制及時間成本的考量,而又想要面對面的交流時,會議系統之群組軟體就應運而生了。Ellis et al.(1991)將此類系統分成三類:(1)即時電腦會議(real-time copmuter conferencing):這種系統允許使用者透過自己的電腦同時與其他成員以電話交談,本類系統缺乏視訊功能。(2)電腦電信會議(Computer teleconferencing):這種系統則需要有攝影機(video camera)安置在開會設施房間,因此屬於視訊會議(video conference)開會者可即時接受到對方的影像及聲音(3)桌上會議(desktop conferencing):每一個參與開會者,均透過其desktop computer 與其他與會者交談,每個開會者其螢幕均分割成許多視窗(windows),其中有文字、圖形、也有對方參與者的視訊影像,同時也有聲音(audio)互相交談。(Watabe et al., 1990)
  3. 合作創造系統:這類系統允許一群工作者共同創作及修改文件,這些文件被分成數段(sections),因此參與者均可去看及修改其中任一部份。工作成員亦可針對某一部份做評述(comment),而這些評述令被儲存並提供作者參考。這類系統可以同步或非同步的模式來執行。
  4. 群體決策支援系統:GDSS主要協助一群人達成決策為目的,因此GDSS要能幫助開會者產生意見、發表評論、分析問題、及產生可行的方案等典型的GDSS的執行,與會者要參加電子會議系統(Dennis et al.,1988),每一個與會者均可在電腦螢幕上表示其意見,並可看見一個大螢幕,上面有討論結果、各種文字及圖形。目前亦有其他GDSS設計,為相隔兩地無法同時在場的與會者協助他們達到群體決策。
  5. 溝通協調系統:如果一個工作需要多人參與,則協調這群人的個別活動,來達成目標,就是這類群組軟體的應用對象。如:顧客訂單的處理、與學生申請入學流程等。溝通協調系統可以各種方式來整合及調和參與者的活動,如:每個參與者可以透過系統看到自己或他人的進度,上一個流程的參與者可以透過系統通知下一個流程的參與者開始其活動,甚至小組領導人可發通知提醒每個人注意工作的截止日期。
  6. 智慧型代理人系統:智慧型代理人是一種軟體,包含人工智慧的機制,以完成某特定任務。例如:它能當成是使用者的助理(assistants),與使用者在各種不同環境中一同工作(Maes, 1994)。對於群體軟體而言,智慧型代理人當作是一位參與者,在小組中工作有三種不同方式:(1)智慧型代理人模仿參與者的活動,如:它可以監控小組活動的情形,提供建議給其他參考者(Gibbs, 1989),(2)智慧型代理人可以幫助參與者協調他們的工作,如:安排會議日程、管理會議活動(Edmonds et al.,1994)(3)智慧型代理人可以協助使用其他種類的群組軟體,如:使用e-mail,或幫助小組成員把外界進來的訊息建檔,(Lashkari, 1994),這種智慧型代理人的群組軟體,目前尚在萌牙階段,不過可以肯定的是它必增加群組成員的決策生產力。

  王瑞之(1996)則針對目前已有群組軟體的產品做以下之分類:

(1)支援訊息傳遞(Messaging Passing)之產品
此類產品以電子郵件為代表,如cc:Mail.、MS Mail、智邦的AccMail等。通常電子郵件是企業使用群組軟體之敲門磚,也是目前使用最普遍之群組軟組工具。
(2) 支援流程自動化(process Automation)
此類軟體以工作流程( Workflow)及電子表單(E-Form)為代表,國內產品有IBM的Flowmark、惠普資訊的企業流程管理系統等,一般公文自動化軟體亦在此範疇。這類軟體由於牽涉到流程控管,故經常與企業程序再工程(Business Process Reengineering)相呼應。
(3)強調增進群體合作之軟體
如電子會議、視訊會議,共享/共同編輯文件資料庫等軟體。於Internet市場上迅速竄起之Netscape公司,去年九月以價約一億多美元購併Collabra,跨入企業群組軟體市場。Collabra公司即以Collabra Share電子會議產品著名。
(4)整合性的群組軟體開發平臺
不同於上述針對特定區隔之利基市場之產品,此類產品提供多項功能及使用者開發環境及相關工具等,以市場上領導產品Lotus Notes為代表。此外,微軟則以Exchange主從式電子郵件架構作為其群組軟體發展核心。

  綜合上述各家學者對群組軟體的分類,以Holsapple and Whinston的六個分類,加上王瑞之的四個分類中的"整合性的開發平台系統",將群組軟體應用共劃分為七個分類,可包含目前所有之群組軟體產品。

(1)訊息系統
(2)會議系統
(3)合作創作系統
(4)群體決策支援系統
(5)溝通協調系統
(6)智慧型代理人系統
(7)整合性的開發平台系統

  前六項分類的群組軟體,即針對已設計好的特定功能提供團體成員使用,而第七項的群組軟體除已包含16項的功能,另外還提供使用者開發環境及相關工具,可依企業本身的需求開發不同的支援群組系統。


三、Lotus Notes 功能分析

  目前市面上流行之群組軟體產品著名的有:Microsoft ExchangeNetscapeCollabra ShareIBMLotus Notes、及NovellGroupWise (詳如表一)Lotus Notes在新竹科學園區已獲絕大部份廠商採用,如聯華電子、台積電等,可見Notes產品已深受市場上的肯定。本研究所探討的群組軟體產品係以Lotus Notes為主。

  由lotus 公司的Web 網址:http:\\www.lotus.com/products/,分析Lotus Notes 的功能如下:

  1. 訊息傳送:內建行事曆和排程功能的主從式訊息系統讓個人或群組可以很方便地傳送和分享資訊,Notes的訊息服務器提供單一的後台支援各種不同的e-mail 軟體POP3,IMAP4,MAPI,以及Notes用戶端
  2. 流程控制:流程控管引擎可以根據應用系統所定義的流程來傳送和追蹤文件,工作流程功能可協調及縮短重要的企業流程。
  3. 文件資料庫:Notes資料庫中的文件可以包含任何數量的物件和資料包括文字、數字、結構化的資料、影像、圖形、聲音、影片、附件檔案、內嵌式物件、以及Java Active 文件等。亦有內建的全文檢索引擎方便文件搜尋。Notes 資料庫的複製寄術最為突出。
  4. C2安全設計(電子簽章、欄位加密):有七層的安全管制,讓公司機密文件得到嚴密的保密。可以保護server、資料庫文件、以及e-mail 不被存取,並提供使用者認證、電子簽章、彈性存取控制,以及欄位加密功能。
  5. 強大的開發工具:Notes提供一個整合式的開發環境,讓開發和設計人員可以直接使用Notes伺服器的所有功能,除此之外,可以依企業實際需要開發應用系統。
  6. 企業整合:Notes Server與關聯式資料庫、交易處理系統、以及企業資源規劃系統連結起來,經由即時或是批次的雙向整合,可以與其他人連線,整合企業資訊系統,以及改善企業流程。
  7. 提供合作的環境:Lotus Notes可以讓工作團隊很容易建立及分享知識。企業可以建立專屬的表單格式(forms),且建立即時線上的工作流程,使工作程序自動化。
  8. Internet 的連結:包括
  9. (1)Web Navigator:把Notes Server模擬成Web Server將可自網路將HTML文件,包括表格、圖形、照片等整合到Notes

    (2)Web Publisher:讓Notes 使用者將指定的資料庫轉成HTML資料,放到Server上,省卻資訊人員重新編輯及更新Home Page的時間及力氣。

  10. 建立公司Web站:可以Lotus Notes及其附加產品來建立公司的Web站,來提供產品目錄及服務給顧客。
  11. 建立公司的IntranetLotus Notes將上述的功能e-mail、行事曆及日程、各種應用系統開發、安全控制、合作的工作環境、文件資料庫等....,整合成企業內部的Intranet,讓員工能很容易的分享公司資訊。
  12. 代理人(Notes Lotus 中文版4.6新增功能):代理程式讓開發人員將經常執行的程序自動化,減少繁瑣的行政工作並加快企業應用系統,代理程式可以自動定時執行或是由應用系統中的事件執行。

由以上分析,與群組整體的七個應用分類比較, Lotus Notes已具備完整的群組軟體功能。

 

1 市面上著名之群組軟體產品

產品名稱

出品公司

說 明

Collabra Share

Netscape Communication Corp.

利用E-Mail所建立之inter-
net環境來執行群組間之Conference。

Common Knowledge

ON Technology Corp.

提供於分散式之網路上執行資料分享及資料追蹤等之群組作業軟體。
FirstClass

SoftArc Inc.

不同平臺間之群組作業環境,提供電子郵遞、討論區、資料複製、網際網路及資料庫之存取。
GrapeVine for Notes grapeVine Tech LLC 提供於Lotus Notes環境下之知識庫管理應用系統。
GroupWorks FTP software Inc. 以處理專案為主之群組軟體
GroupWise Novell Inc. 建構於主從架構之E-Mail上,提供全域之電子郵箱、文件及工作管理、工作流程、共用資料夾、公共討論區及WEB之讀取。
LiveLink Intranet Open Text Corp. 提供於Intranet上之文件管理
、工作流程管理及專案管理。
Lotus Notes Lotus Development Corp. 提供全企業用之主從架構及訊息管理之群組軟體作業平臺;內建連接或存取Internet功能。
Microsoft Exchange Server Microsoft 建置於集中式E-Mail、Fax及Voice Mail主從群組環境之訊息處理系統
net:Thread net Genesis 於WEB為平臺之討論區、公佈欄
、內部專案管制追蹤、公布欄與使用者服務之軟體。
Netscape SuiteSpot Netscape Communication Corp. 直接建構於Internet/Intranet上之以執行訊息管理為主之軟體產品。
Odyssey Ulysses Telemedia Networks 於不同平臺且建構於WEB為基礎之Intranet的群組作業軟體。
Oracle InterOffice Suite ORACLE Corp. 利用網路伺服機提供整合資料、文字、影像、WEB訊息、文件管理及工作流程管理。
OpenMind Attachmate Corp. 提供共同之工作空間及整合至WWW及E-Mail之通道
SamePage WebFlow Corp. 建構於Intranet上之群組作業程式;提供工作區域之動態分配。
TeamTalk Trax softworks Inc. 建構於E-Mail或Internet上之群組作業軟體;同時支援VIM及MAPI。
Worldgroup Galacticomm Inc. 提供E-Mail,群組應用軟體及連線服務

四、Lotus Notes在飛利浦建元電子公司之應用實例

1.研究背景

  飛利浦建元電子公司以生產積體電路(IC)為主,而 IC 的製造及測試的整體流程,其中相關的工作人員需對各種 IC 的規格圖有相當的認識與了解,在決定生產某種 IC時,主管人員須以電話一一告知相關的工程人員前來索取各 IC產品的資料規格圖,然後經由此規格圖,工程人員便按照IC規格做必要的處理,但目前的做法是有幾個工程人員參與,就需準備幾份的 IC 規格圖,不但浪費紙張、秏時費力、降低工作效率、增加作業的成本,且主管人員需對規格圖的分配負起重大的責任,因為他需主動的通知相關的工程人員並負責規格圖能夠確實的送達工程人員的手中。

  有鑑於此,飛利浦建元電子公司決定引進Lotus Notes開發「產品技術文件資料庫應用系統」。由於 Notes本身就是一種文件式資料庫,它的主要功能之一就是全文檢索(請參見三、Lotus Notes 功能分析之第3項,以Notes建立文件資料庫),所以文件資料管理特別適合用Notes開發,也正因為辦公室內大部分都是文件式資料,故Lotus Notes特別適合用來做辦公室自動化的軟體。

  因此本系統的目標,即增加工程部人員的工作效率,將PE2製作之文字檔及圖檔轉成PDF的檔案格式,並以Notes建置資料庫來管理,工程人員接獲通知後可透過Browser來查詢檢索(請參見三、Lotus Notes 功能分析之第8項,Notes與Internet 連結),了解與自己工作相關之IC規格圖與相關資訊之改變狀況,以達到最佳工作效果。

2.產品技術文件資料庫應用系統架構

  本系統以 Windows NT Server 4.0及Lotus Notes Server 4.5為 Server端。Client端則以 Windows 95、Lotus Notes 4.5 Client、Photoshop 4、及 Netscape Navigator 4.0 or Internet Explorer 4.0等環境。應用Lotus Notes結合Web技術開發系統(Notes + Browser)與以傳統資料庫之開發方法(Delphi or VB +DB +ODBC)或(DB + Web + API + Browser)之比較詳如表2。本系統之系統架構圖詳如圖1。

 

1、產品技術文件資料庫應用系統架構

 

2、Lotus Notes 與傳統資料庫開發方法之比較

  Notes 4.51 Domino + Browser DB + ODBC + (VB, Delphi) DB + Web + API + Browser
改版時User是否需要更新 不須 每個User皆須重新安裝Client程式 不須
User是否須另外安裝Client程式 不須 需要額外之Client程式 不須
輸入資料限制 可在Notes Server做控制,具完整性之保護 若DB等級低的話,在Client可控制,但易受繞道攻擊 若DB等級低,在API或Html可做控制,但易受繞道攻擊
整體性 為DB+Web+API一體,可在DB中管理Web及API,具整體管理性 DB工作單純,接受Client之Edit,Client則提供User與DB之Interface,兩者看似關係密切,但在管理上卻互不相干 DB,Web,API與Html雖協同運作,但在管理上卻互不相干,各自為政
DB type OODB 一般為RDB 一般為RDB
安全性 為Secure DB,採Public-Key system,此外在Web Service上提供SSL之服務 Client上之安全端看Client之Program有否提供,Server則看使用的DB等級,Client與Server通訊則看彼此是否提供 因為DB,Web,API各自獨立,要落實安全,實在是難呀
Client 與 Server之關係 如眼球與角膜般,一體成形 如眼球與一般眼鏡,看似密切,又各自獨立 如眼球與隱形眼鏡般,乍看之下一體成形,仔細一看,還是各自獨立

 

3.產品技術文件資料庫應用系統執行畫面

  飛利浦建元電子公司之產品技術文件資料庫應用系統,所管理之文件手冊系統(document or manual systems)共有:品質手冊(quality manual system)、操作手冊(operation manual system )、工程規格(manufacturing specification system)、部門文件系統(departmental document system)、及技術產品文件(technical product document system)等五個文件系統。在Client端,使用者以Browser介面操作連接到飛利浦建元ISA_Notes_Server之畫面如圖2,畫面左邊可以看到五個文件系統選項,假定使用者運用滑鼠來點選Quality Manual可看到之畫面如圖3,使用者再由畫面中選擇所需之文件,並由Browser來檢閱所需文件如圖4及圖5,亦可應用全文檢索功能找出符合條件之相關文件如圖6及圖7,其他文件之操作畫面如圖8、圖9、及圖10。

4.預期成果

就相關的工程人員而言:
工程人員可主動透過Web查詢相關的IC 設計規格圖,而不必親自向資訊人員查詢最新的IC資料,只要在Web上輸入特定的條件, 就可獲得相關的IC 資料,減少無謂時間的損耗,不必把時間放在與資訊人員的溝通上。
就資訊人員而言:
資訊人員減少很多工作,更可減少紙張的浪費,增進工作效率,降低公司成本。

五、結論與討論

  群組軟體為一新興的資訊科技其起源主要為網路技術的蓬勃發展,其主要的應用是加強企業工作團隊的通訊、合作、溝通協調、及資訊分享。本文主要目的,除探索群組軟體應用上的分類,以其功能來劃分,則可分七個類別,分別為:訊息系統、會議系統、合作創作系統、群體決策支援系統、溝通協調系統、智慧型代理人系統、以及整合性的開發平台系統。另外,本文亦針對群組軟體的代表軟體Lotus Notes的功能予以分析,並將飛利浦建元電子公司應用Lotus Notes結合Web技術,開發產品技術文件資料庫應用系統作一探討。

  群組軟體的研究議題甚多,如:引進實施群組軟體時,可能遭遇的組織面、行為面問題(Bullen and Bennett, 1990;Huckle and Shearmon,1993),設計群組軟體時,設計者應瞭解群體使用者的認知觀點,及由使用者需求瞭解群組軟體應具備的功能等(Grudin,1994;Ellis et al.,1991;Bullen and Bennett, 1990),設計群組軟體相關的資訊科技趨勢(Hollingsworth and Wharton, 1994),組織運用群組軟體的參考學域及相關理論(Chidambaram, 1996; Denis, 1996),以及企業應用群組軟體後的效益評估(Vandenbosch and Ginzberg, 1997; Benbasat and Nault,1990)等,上述均為本研究未來可深入探討的相關主題。本文的後續研究方向,將實地到企業界瞭解其引進Lotus Notes的過程,使用Lotus Notes真實情況,並評估其使用後的效益,作為未來想要實施群組軟體之企業的參考。

 

2、以Browser介面操作連接到飛利浦建元ISA_Notes_Server畫面

 

3、使用者點選Quality Manual畫面

 

 圖4、使用者查詢Quality Manual文件'Title Sheet'畫面

  

5、使用者查詢'Title Sheet'文件內容

 

6、以Browser對文件資料庫作全文檢索

 

7、以Browser對文件資料庫作全文檢索之結果

 

8、部門文件系統畫面

 

9、工程規格系統畫面

 

10、技術產品文件系統畫面

 

誌謝:本研究由飛利浦建元電子公司資訊系統部(ISA)協助,國立高雄第一科技大學資訊管理系同學曾治維、謝政達、張志方、及林佑信等擔任程式設計謹於此誌謝。


參考文獻

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